Privacyverklaring Beklag

Versie: 1.0.2  ·  Toepassingsgebied: Beklag.be en de bijbehorende formulieren

1. Wie is verantwoordelijk?

Beklag is de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via Beklag.be worden verzameld en voor eigen doeleinden worden gebruikt.

Wanneer een externe partij zelfstandig bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt, kan die partij voor dat deel zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. Denk bijvoorbeeld aan een externe betaal-, analyse-, video- of socialemediadienst die later aan de website wordt toegevoegd.

2. Voor wie en waarvoor geldt deze verklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers van Beklag.be, personen die een contact- of adviesformulier invullen, personen die documenten toesturen en andere personen die rechtstreeks met Beklag communiceren.

De verklaring gaat uitsluitend over verwerkingen waarvoor Beklag zelf verantwoordelijk is. Externe websites hebben een eigen privacybeleid.

3. Welke persoonsgegevens kunnen wij verwerken?

Afhankelijk van uw gebruik van de website kunnen de volgende categorieën worden verwerkt:

• Identificatiegegevens: naam en eventueel de naam van een organisatie.
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer en correspondentieadres wanneer u dat zelf verstrekt.
• Inhoud van uw vraag of klacht: onderwerp, beschrijving, chronologie, gewenste oplossing en eerdere communicatie.
• Dossiergegevens: facturen, brieven, screenshots, foto’s of andere vrijwillig geüploade documenten.
• Technische gegevens: IP-adres, browsergegevens, tijdstip, beveiligingslogs en noodzakelijke cookiegegevens.
• Communicatiegegevens: e-mails, formulierberichten, reacties en interne notities die nodig zijn om uw verzoek te behandelen.

Wij vragen u om geen gegevens van derden, identiteitsdocumenten, medische informatie, politieke opvattingen, strafrechtelijke gegevens of andere gevoelige informatie toe te sturen wanneer die niet strikt noodzakelijk is. Maak overbodige gegevens in documenten bij voorkeur onleesbaar.

4. Doeleinden en rechtsgronden

Persoonsgegevens kunnen voor de volgende doelen worden gebruikt:

Doel	Mogelijke rechtsgrond
Uw contact- of adviesvraag ontvangen, beoordelen en beantwoorden	Uitvoering van uw verzoek en/of gerechtvaardigd belang
Een eventuele overeenkomst voorbereiden of uitvoeren	Noodzakelijk voor precontractuele stappen of uitvoering van een overeenkomst
De website en formulieren beveiligen en misbruik voorkomen	Gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, wettelijke verplichting
Administratie, bewijsvoering en geschilbehandeling	Gerechtvaardigd belang en/of wettelijke verplichting
Niet-noodzakelijke cookies of nieuwsbrieven gebruiken	Toestemming, wanneer die verwerking daadwerkelijk wordt geactiveerd

Wanneer verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming voor de toekomst intrekken. De rechtmatigheid van eerdere verwerking blijft daardoor onveranderd.

5. Formulieren, dossiers en bijlagen

Formuliergegevens worden per e-mail verzonden naar het in WordPress ingestelde ontvangstadres. Een bijlage wordt alleen gevraagd wanneer die nodig kan zijn om uw situatie te begrijpen. Controleer vóór verzending of het document geen overbodige persoonsgegevens bevat.

Het verzenden van informatie betekent niet automatisch dat Beklag een opdracht aanvaardt, een juridisch dossier opent of u vertegenwoordigt. De informatie wordt eerst beoordeeld op relevantie, veiligheid en volledigheid.

6. Ontvangers, verwerkers en doorgiften

Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor het beschreven doel, wanneer u daarvoor toestemming geeft of wanneer een wettelijke verplichting bestaat. Mogelijke ontvangers zijn hosting- en e-mailleveranciers, beveiligingsdiensten, IT-beheerders, accountants, professionele adviseurs en bevoegde overheidsinstanties.

Met partijen die uitsluitend in opdracht van Beklag verwerken, worden waar nodig verwerkersafspraken gemaakt. Controleer vóór publicatie of gebruikte leveranciers gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval moeten passende waarborgen en aanvullende informatie worden opgenomen.

7. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Stel vóór publicatie concrete termijnen vast en stem die af op de feitelijke werkwijze. Gebruik bijvoorbeeld onderstaande categorieën als controlelijst:

Categorie	In te vullen bewaartermijn of criterium
Niet-geaccepteerde contact- en adviesvragen	[bijvoorbeeld verwijderen binnen een vast aantal maanden na de laatste reactie]
Lopende dossiers en correspondentie	[zolang nodig voor behandeling en eventuele nazorg]
Administratieve en fiscale gegevens	[volgens de toepasselijke wettelijke bewaarplicht]
Beveiligings- en serverlogs	[korte, vooraf vastgelegde termijn tenzij onderzoek langer bewaren vereist]
Cookievoorkeuren	[volgens de ingestelde geldigheidsduur van de toestemmingskeuze]

8. Beveiliging

Beklag treft passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de risico’s. Voorbeelden zijn versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, updates, back-ups, beveiligde beheerdersaccounts, spambeveiliging en periodieke controle van gebruikersrechten.

Geen enkele internetverbinding of opslagmethode is volledig risicoloos. Bij een vermoedelijk datalek wordt onderzocht wat er is gebeurd en worden, wanneer dat wettelijk nodig is, de bevoegde autoriteit en betrokken personen geïnformeerd.

9. Uw privacyrechten

Voor zover de AVG/GDPR van toepassing is, kunt u verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Ook kunt u een gegeven toestemming intrekken en bezwaar maken tegen directe marketing.

Stuur uw verzoek naar info@beklag.be. Omschrijf zo precies mogelijk op welke gegevens het verzoek betrekking heeft. Beklag kan aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren, maar vraagt daarbij niet meer gegevens dan nodig.

Een privacyverzoek wordt in beginsel binnen één maand behandeld. Bij een complex verzoek of meerdere gelijktijdige verzoeken kan die termijn onder de wettelijke voorwaarden worden verlengd; u wordt daarover tijdig geïnformeerd.

10. Klacht bij de toezichthouder

Neem bij een privacyprobleem bij voorkeur eerst rechtstreeks contact op, zodat het probleem kan worden onderzocht. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Meer informatie staat op de officiële pagina Klacht indienen bij de GBA.

11. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd wanneer de website, formulieren, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. Vermeld bij iedere inhoudelijke wijziging een nieuwe versiedatum en bewaar zo nodig eerdere versies.